Starten als eigen rijder: neem het stuur in eigen handen

Uw eerste officiële stap als zelfstandige verloopt via een erkend ondernemingsloket.

Daar brengt u onder meer volgende zaken in orde:

• de inschrijving van uw onderneming in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO);
• uw aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds;
• de activering van uw btw-hoedanigheid.

Denk vóór uw inschrijving ook goed na over de structuur van uw onderneming. Welke rechtsvorm kiest u? Start u alleen? Hoe financiert u uw activiteiten? Welke investeringen wilt u doen en welke risico's kunt u zelf dragen?

Organiseer daarnaast van bij de start uw boekhouding, professionele rekening en facturatie. Een accountant die vertrouwd is met transport kan u helpen om uw administratie en financiële structuur correct op te zetten.

Wacht daar niet mee tot uw vrachtwagen besteld is. Uw ondernemingsvorm, financiering, vergunningen en verzekeringen hangen met elkaar samen.

Wilt u goederenvervoer over de weg uitvoeren, dan moet uw onderneming voldoen aan de voorwaarden voor toegang tot het beroep.

Een daarvan is de vakbekwaamheid als transporteur.

Die vakbekwaamheid wordt aangetoond met een getuigschrift. U behaalt dat door de vereiste examens af te leggen. Een geldig getuigschrift dat in een andere EU-lidstaat werd behaald, is eveneens geldig in België.

De persoon die binnen uw onderneming aan deze voorwaarde voldoet, treedt op als vervoersmanager.

Voor een eigen rijder is het interessant om die vakbekwaamheid indien mogelijk zelf te bezitten. Doet u daarvoor een beroep op een externe vervoersmanager, dan bent u voor een essentieel onderdeel van uw toegang tot het beroep afhankelijk van een derde.

Let op: de vakbekwaamheid als transporteur is niet hetzelfde als Code 95. De eerste heeft betrekking op het leiden van de vervoersactiviteit. Code 95 heeft betrekking op u als professionele bestuurder.

Voor goederenvervoer voor rekening van derden hebt u in principe een vervoersvergunning nodig.

U vraagt daarvoor een hoofdvervoersvergunning aan. Daarnaast moet er voor ieder voertuig dat onder uw vergunning rijdt een vergunning aanwezig zijn.

Volgens de TLV-startersgids is een vervoersvergunning vijf jaar geldig en wordt ze vervolgens automatisch verlengd en door de FOD Mobiliteit en Vervoer opgestuurd.

Voor zeer lichte voertuigen bestaat een uitzondering. Volgens de startersgids is geen vervoersvergunning vereist wanneer zowel het nuttig laadvermogen maximaal 500 kg bedraagt als de maximaal toegelaten massa maximaal 2,5 ton bedraagt.

Aan welke voorwaarden moet u voldoen?

Om een hoofdvervoersvergunning te verkrijgen, moet uw onderneming aan vier belangrijke voorwaarden voldoen.

1. Vestiging in België
   Uw transportonderneming moet daadwerkelijk in België gevestigd zijn.
2. Vakbekwaamheid
   Uw onderneming moet over een vervoersmanager beschikken die de vereiste vakbekwaamheid kan aantonen.
3. Betrouwbaarheid
   Ook de betrouwbaarheid van de onderneming en de betrokken verantwoordelijken maakt deel uit van de voorwaarden voor toegang tot het beroep.
4. Financiële draagkracht
   Uw onderneming moet kunnen aantonen dat ze over voldoende financiële draagkracht beschikt.

Die financiële draagkracht is niet hetzelfde als het werkkapitaal dat u in de praktijk nodig hebt. Nog vóór uw eerste klant betaalt, kunnen brandstof, kilometerheffing, verzekeringen, financiering, onderhoud en andere kosten al verschuldigd zijn.

Een vergunning hebben betekent dus nog niet automatisch dat u financieel klaar bent om te vertrekken.

Uw onderneming kan administratief klaar zijn terwijl u als chauffeur nog niet aan alle voorwaarden voldoet.

Voor het besturen van een vrachtwagen hebt u een geldig vrachtwagenrijbewijs nodig en moet u medisch geschikt zijn.

Welke rijbewijscategorie u nodig hebt, hangt onder meer af van de maximaal toegelaten massa van uw voertuig en de aanhangwagen of oplegger.

In grote lijnen gaat het om:

• C1 voor voertuigen tot 7.500 kg MTM, met een aanhangwagen tot 750 kg;
• C voor zwaardere vrachtwagens, met een aanhangwagen tot 750 kg;
• C1E of CE wanneer u met een zwaardere aanhangwagen of oplegger rijdt.

Voor veel eigen rijders die met een trekker-opleggercombinatie werken, zal rijbewijs CE dus centraal staan.

Controleer niet alleen of uw documenten vandaag geldig zijn. Hou ook bij wanneer uw rijbewijs, medische geschiktheid en andere beroepsdocumenten vernieuwd moeten worden.

Wie beroepsmatig rijdt met voertuigen van de categorieën C of D heeft naast het juiste rijbewijs ook de vereiste vakbekwaamheid als bestuurder nodig. Op het rijbewijs wordt die aangeduid met Code 95.

Code 95 is niet hetzelfde als het getuigschrift van vakbekwaamheid dat u als transporteur of vervoersmanager nodig hebt.

Na de basiskwalificatie moet u uw Code 95 onderhouden. Voor de verlenging volgt u binnen een periode van vijf jaar 35 uur nascholing.

Plan die opleidingen tijdig. Voor een zelfstandige is een opleidingsdag ook een dag waarop de vrachtwagen mogelijk niet factureert. Door uw nascholing over de geldigheidsperiode te spreiden, voorkomt u dat u op het einde meerdere opleidingsdagen kort na elkaar moet inplannen.

Code 95 volgen bij TVM

Via TVM solutions kunt u verschillende Code 95-opleidingen volgen rond thema's uit de dagelijkse transportpraktijk.

Bekijk de Code 95-opleidingen van TVM solutions

Een vrachtwagen alleen maakt nog geen transportonderneming. U hebt voldoende rendabele opdrachten nodig om uw vaste en variabele kosten te kunnen dragen.

Probeer daarom al tijdens uw voorbereiding zicht te krijgen op de klanten en opdrachten waarvoor u wilt rijden.

Misschien kunt u als onderaannemer aan de slag bij een grotere vervoerder. Misschien hebt u al contacten in de sector of wilt u rechtstreeks werken voor verladers en logistieke bedrijven. Welke route u ook kiest: onderzoek eerst waar er vraag is naar uw type vervoer.

Kijk daarbij verder dan de vraag hoeveel ritten een klant u kan aanbieden.

Breng onder meer in kaart:

• welk type vervoer u zult uitvoeren;
• op welke trajecten u rijdt;
• hoeveel kilometers u verwacht en welk deel daarvan leeg zal zijn;
• welk tarief wordt aangeboden;
• hoe wachttijd, laden en lossen worden vergoed;
• wie instaat voor tol, kilometerheffing en andere bijkomende kosten;
• welke betalingstermijn geldt;
• welke vrachtwagen, oplegger of uitrusting de opdrachtgever vereist;
• welke vergunningen, documenten of verzekeringen worden gevraagd.

Een volle planning is niet automatisch een rendabele planning.

Een aantrekkelijk kilometertarief kan bijvoorbeeld veel minder aantrekkelijk worden wanneer u veel lege kilometers rijdt, lang moet wachten of bijkomende kosten zelf moet dragen.

Leg belangrijke commerciële afspraken daarom zo duidelijk mogelijk vast en baseer een grote investering niet uitsluitend op mondelinge vooruitzichten.

U wordt ook verkoper en onderhandelaar

Als werknemer krijgt u meestal werk toegewezen. Als zelfstandige moet u dat werk ook zelf binnenhalen en behouden.

Dat betekent prospecteren, relaties onderhouden, offertes of tarieven bespreken en durven onderhandelen wanneer uw kosten veranderen.

Een goede chauffeur zijn blijft belangrijk. Maar als eigen rijder moet u tegelijk een rendabele commerciële relatie met uw klanten kunnen uitbouwen.

Voor veel starters voelt de aankoop van de eerste vrachtwagen als het echte begin van hun onderneming. Het is tegelijk meestal een van de grootste investeringen.

Begin daarom niet met de vraag:

“Welke vrachtwagen wil ik rijden?”

Begin met:

“Welke vrachtwagen heb ik nodig om mijn opdrachten rendabel uit te voeren?”

Bepaal eerst wat u ermee gaat doen

De juiste voertuigconfiguratie hangt af van uw activiteiten.

Denk vóór u offertes aanvraagt onder meer na over:

• het type transport;
• het gemiddelde en maximale laadgewicht;
• nationaal of internationaal vervoer;
• het verwachte jaarkilometrage;
• het aandeel beladen en lege kilometers;
• het type oplegger, carrosserie of opbouw;
• eventuele specifieke uitrusting;
• technische eisen van opdrachtgevers;
• het belang van brandstofverbruik;
• hoeveel stilstand uw bedrijf kan opvangen.

Wie bijvoorbeeld gekoeld vervoer uitvoert, heeft andere eisen dan iemand die met een plateau, tank, containerchassis of standaardoplegger rijdt.

Een goedkope vrachtwagen die niet bij uw opdrachten past, wordt snel een dure vrachtwagen.

Nieuw of tweedehands?

Een nieuwe vrachtwagen geeft meer voorspelbaarheid, maar vraagt doorgaans ook een grotere investering. Een jonge tweedehandswagen kan voor een starter daarom interessant zijn.

Marc Van Grootel begon zelf met een jonge tweedehandsvrachtwagen.

Kijkt u naar tweedehands? Beoordeel dan niet alleen de aankoopprijs en kilometerstand. Kijk ook naar:

• de onderhouds- en herstellingshistoriek;
• het vroegere gebruiksprofiel;
• de toestand van banden en remmen;
• motor en aandrijflijn;
• emissie- en nabehandelingssystemen;
• eventuele eerdere schade;
• de staat van chassis, cabine en opbouw;
• resterende garanties;
• bestaande onderhoudscontracten.

Een lagere aankoopprijs is weinig waard wanneer onverwachte stilstand uw omzet meteen onder druk zet.

Kopen, financieel leasen, operationeel leasen of huren?

U hoeft uw eerste vrachtwagen niet noodzakelijk volledig met eigen middelen te kopen.

Aankoop
U koopt de vrachtwagen zelf, eventueel met externe financiering. U bouwt een actief op, maar draagt ook zelf het risico rond onderhoud, herstellingen en restwaarde.

Financiële leasing
U financiert het voertuig over een langere periode. Kijk goed naar de volledige financiële en contractuele voorwaarden van de gekozen formule.

Operationele leasing
Dit kan interessant zijn wanneer u vooral voorspelbaarheid in uw maandelijkse voertuigkosten wilt. Afhankelijk van het contract kunnen bepaalde diensten inbegrepen zijn.

Huur
Huur biedt meer flexibiliteit en kan interessant zijn wanneer u zich nog niet meteen voor langere tijd aan één voertuig wilt binden.

Vergelijk deze formules nooit alleen op hun maandbedrag.

Kijk naar de Total Cost of Ownership

Bereken wat de vrachtwagen u over de volledige gebruiksperiode kost.

Hou bijvoorbeeld rekening met:

• aankoop of financiering;
• rente;
• restwaarde;
• brandstof of energie;
• AdBlue;
• banden;
• onderhoud;
• herstellingen;
• verzekering;
• belastingen en gebruikskosten;
• kilometerheffing en tol;
• onderhoudscontracten;
• onverwachte stilstand.

Uw vrachtwagen is niet alleen een bezit. Hij is het belangrijkste productiemiddel van uw onderneming.

Een transportonderneming verzekeren gaat verder dan één polis op de trekker.

U kunt schade veroorzaken aan anderen, uw eigen vrachtwagen kan beschadigd raken en ook de goederen die u vervoert brengen verantwoordelijkheden met zich mee.

Daarom is het belangrijk om de verschillende risico's afzonderlijk te bekijken.

BA Auto

Voor uw vrachtwagen moet uw burgerrechtelijke aansprakelijkheid in het verkeer wanneer u schade aan anderen veroorzaakt. Ze beschermt echter niet automatisch uw eigen vrachtwagen tegen schade en dekt evenmin uw aansprakelijkheid voor de goederen die u vervoert.

Schade aan uw eigen vrachtwagen

Een omniumverzekering zorgt ervoor dat de schade aan uw eigen voertuig verzekerd is. Dit gaat vaak verder dan enkel het terugbetalen van schade, maar ook zorgen dat je bedrijf kan blijven draaien wanneer er iets voorvalt met je vrachtwagen. Hoe kleiner je bedrijf en je financiële buffer, hoe minder je gewapend bent tegen onverwachte kosten, hoe beter je gediend bent met een omniumverzekering.

Transportaansprakelijkheid of CMR

Een transportaansprakelijkheids- of CMR-verzekering verzekert de goederen die u vervoert voor uw klanten.
Dit zit niet standaard mee in een BA auto verzekering en als professioneel transporteur is het ten sterkste aangeraden dat u zich hiervoor verzekert.

Welke risico's u loopt, hangt sterk samen met uw activiteiten.
Geef uw verzekeraar of makelaar daarom een correct beeld van wat u werkelijk gaat vervoeren en hoe u werkt.

Denk breder dan voertuig en lading

Afhankelijk van uw bedrijfsmodel kunnen ook andere verzekeringen relevant zijn, bijvoorbeeld voor:

• gehuurd of geleend materiaal
• de aansprakelijkheid van uw onderneming;
• rechtsbijstand bij discussie over schade;
• uzelf als zelfstandige;
• bijzondere voertuigen, materieel of activiteiten zoal een heftruck, laadklep of kraan in opbouw.

Het best laat u uw volledige activiteit bekijken door een makelaar die gespecialiseerd is in transport.

Zoek de juiste makelaar via ons netwerk

Een transportbedrijf kan veel werk hebben en toch verlies maken.

Uw kostprijs kennen is daarom een van de belangrijkste voorwaarden om als eigen rijder gezond te kunnen ondernemen.
Begin met alle kosten die uw onderneming moet dragen.

Hou rekening met al uw kosten

Eerst brengt u de vaste kosten in kaart. Dit zijn de kosten die u moet betalen of u nu rijdt voor een klant of niet, bv: leasing van uw vrachtwagen, verzekering, sociale kosten, software, etc. Daarna berekent u de variabele kosten zoals: brandstof, kilometerheffing, onderhoud, banden enzoverder. Deze kosten veranderen vaak, dus het is belangrijk deze tijdig bij te werken.

Niet iedere kilometer brengt geld op

Een kostprijs per kilometer berekenen is nuttig, maar kijk ook naar de werkelijkheid achter dat cijfer.

Uw vrachtwagen maakt mogelijk:

• lege kilometers;
• ritten van en naar laadplaatsen;
• niet-betaalde wachttijd;
• laad- en lostijd.

Daarnaast zijn er dagen waarop u niet rijdt door onderhoud, keuringen, opleiding, vakantie of onverwachte stilstand. Als u 120.000 kilometer per jaar rijdt, betekent dat dus niet dat u 120.000 kilometer tegen een volwaardig tarief kunt factureren.

Bereken hoeveel productieve dagen, factureerbare uren en betaalde kilometers u realistisch overhoudt.

Vergeet uzelf niet

Uw vrachtwagen laten renderen is niet hetzelfde als zelf geld verdienen. Neem ook uw eigen inkomen mee in de berekening. Voorzie daarnaast ruimte voor sociale bijdragen, belastingen, vakantie, onverwachte kosten, toekomstige investeringen, reserves én winst.

Omzet is niet hetzelfde als inkomen. En geld op de rekening is niet automatisch winst.

Pas wanneer u uw volledige kostprijs kent, kunt u bepalen welk minimumtarief u nodig hebt en verantwoord onderhandelen met klanten.

Maak ook een cashflowplanning

Een rendabele onderneming kan toch in moeilijkheden raken als er onvoldoende liquide middelen beschikbaar zijn.

U betaalt mogelijk vandaag al:

• brandstof;
• kilometerheffing en tol;
• verzekeringen;
• leasing of financiering;
• onderhoud;
• sociale en fiscale verplichtingen,

terwijl uw klant uw factuur pas weken later betaalt.

Breng daarom vooraf in kaart hoeveel geld u nodig hebt om de periode tussen uw uitgaven en de betaling door klanten te overbruggen.

Voorzie bovendien een buffer voor een grote herstelling, onverwachte stilstand of een klant die later betaalt dan verwacht.

Winstgevend op papier en voldoende cash op uw rekening zijn twee verschillende zaken.